Innan du påbörjar insamlingen av data är det viktigt att du planerar för hur du ska namnge och organisera dina filer, hur du ska beskriva dina data (vilken metadata som ska samlas in) samt vilka filformat som är lämpliga att använda.

Det är också viktigt att fundera över om du behöver några tillstånd, till exempel från Kemikalieinspektionen eller Strålsäkerhetsmyndigheten. Du kan också behöva tillstånd om du studerar hotade arter, tar prover i skyddade områden, använder försöksdjur eller studerar människor.

Deltar du i ett uppdrag eller samarbete med en extern part är det viktigt att alla avtal finns på plats innan du börjar samla in data.

Genvägar till innehållet

• Filformat
• Organisering av data
• Metadata
• Insamling av personuppgifter
• Etikprövning
• Djurförsök
• Externa uppdrag och samarbeten

Filformat

Om möjligt, se till att spara dina filer i beständiga format som är öppna, vanligt förekommande och leverantörsoberoende. Det underlättar om du planerar för och använder rätt format redan när du skapar informationen, eftersom det kan vara svårt att konvertera till beständiga format senare när du ska dela och arkivera dina data.

Det är inte alltid möjligt att välja ett filformat som uppfyller kriterierna ovan. Det kan till exempel finnas standarder och traditioner inom vissa ämnen som avgör valet av format. Om man använder specifika instrument, analysredskap eller egentillverkad programvara kan detta också vara avgörande för filformatet. För att underlätta återanvändningen kan det då vara en god idé att bifoga information i form av metadata om hur dina data kan läsas (till exempel angående vilken programvara som krävs) samt att tillgängliggöra eventuell egentillverkad programvara tillsammans med dina data.

Svensk nationell datatjänst har listat förslag på öppna och föredragna filformat på sin webbplats.

Förslag på filformat på Svensk nationell datatjänsts webbplats

Organisering av data

Insamlade data bör organiseras i en genomtänkt mapp- och filstruktur. Namnge dina filer och mappar systematiskt och enligt en struktur som är intuitiv eller väl beskriven. Namnen får gärna bestå av uppgifter om tid, plats och annan information som är relevant för materialet. Det är också bra att fundera ut ett enkelt sätt att hålla koll på olika versioner av dina filer, till exempel genom att namnge filerna med redigeringsdatum eller genom att använda versionshantering.

Läs om hur du organiserar dina data på Svensk nationell datatjänsts webbplats

Metadata

Det är viktigt att du beskriver dina data på ett strukturerat sätt och förser dem med metadata. Om möjligt, planera för och förse dina data med metadata redan från början, eftersom det ofta är svårt att efterkonstruera sådant i stora informationsmängder.

Metadata kan delas in i tre grupper:

• Beskrivande metadata
• Strukturella metadata
• Administrativa metadata

Beskrivande metadata gör data sökbara och omfattar till exempel titel, sammanfattning (abstract), författare, geografiskt område och DOI (permanent identifieringskod).

Strukturella metadata gör det möjligt för andra att använda dina data, och kan till exempel vara information om antal variabler, antal forskningsobjekt, filstruktur och struktur inom filerna.

Administrativa metadata ger information om hur data kan och får användas, till exempel om det finns en licens eller ett embargo, teknisk information (vilka program som krävs för att öppna filerna), vilka filformat som förekommer och versionering av filer.

Det är viktigt att skilja på metadata och dokumentation. Dokumentation i form av artiklar och rapporter kan endast läsas av människor. Metadata måste vara maskinläsbara, vilket ställer specifika krav på strukturen, formatet och standardiserade vokabulär. Vissa metadata ligger på projektnivå och kan då till exempel ligga i en README-fil eller liknande, medan annan metadata måste finnas i eller i anslutning till enskilda filer.

Data som tillgängliggörs i databaser bör organiseras och beskrivas enligt gällande standarder, och ofta regleras vilka som ska användas av repositoriet eller databastypen.

Läs mer om metadata på King’s College Londons webbplats

Läs mer och sök efter disciplinspecifika metadatastandarder hos Digital Curation Centre (DCC)

Insamling av personuppgifter

När du samlar in data som innehåller personuppgifter gäller speciella regler, framför allt etiska riktlinjer och dataskyddsförordningen (GDPR). Innan du påbörjar din datainsamling är det därför viktigt att du läser på om vad som gäller.

Alla forskningsprojekt som innebär hantering av personuppgifter måste registreras eftersom det finns ett lagkrav på att universitetet kan visa upp ett register över all personuppgiftsbehandling. Om universitetet inte lever upp till detta krav kan vi tilldömas att betala en sanktionsavgift. Registreringen görs i systemet PULU (Personuppgifter Lunds universitet).

Logga in i PULU

I forskningsprojekt där data samlas in direkt från deltagarna ska de som regel ge sitt samtycke eller medgivande. Om datainsamlingen riskerar att påverka deltagarna fysiskt, eller om känsliga personuppgifter samlas in, så måste forskningen dessutom etikprövas i en etisk nämnd innan forskningen påbörjas.

Läs om hantering av personuppgifter inom forskningen på Medarbetarwebben

Etikprövning

Planerar du att bedriva forskning som involverar människor, biologiskt material från människor eller behandling av känsliga personuppgifter? Då måste du kanske ansöka om etiskt tillstånd. Sedan 2004 är det nämligen förbjudet att påbörja viss forskning utan godkännande av en oberoende etikprövningsnämnd.

Läs om forskningsetik och djurförsöksetik på Medarbetarwebben

Djurförsök

Innebär ditt forskningsprojekt att du använder dig av försöksdjur? Tänk på att du måste ha flera olika tillstånd och godkännanden för att få utföra djurförsök.

Läs om forskningsetik och djurförsöksetiketik på Medarbetarwebben

Externa uppdrag och samarbeten

Om du deltar i ett uppdrag eller samarbete med en extern part behöver det finnas avtal på plats som reglerar till exempel rätten till resultat, sekretess och publicering. Avtalet reglerar också vilken organisation som ansvarar för att långtidsbevara forskningsdata och andra forskningshandlingar när projektet är avslutat.

De enskilda forskarna, doktoranderna, studenterna eller andra som deltar i uppdraget eller samarbetet måste också godkänna avtalet genom att underteckna ett separat villkor innan själva avtalet om uppdrag eller samarbete undertecknas.

Läs om avtalsrätt på Medarbetarwebben